شیرپوینت (SharePoint) چیست؟

SharePoint: یک فضای کار دیجیتال برای شما و تیمتان

سلام دوستان عزیز، امروز می خواهیم در مورد یک ابزار خیلی کاربردی به اسم SharePoint صحبت کنیم. شاید اسمش یک کمی پیچیده به نظر برسه، ولی در واقع SharePoint یک جورهایی مثل یک محل کار آنلاین برای شما و همکارانتون هست. تصور کنید یک اتاق کار بزرگ دارید که همه فایل ها، اطلاعات و ابزارهایی که نیاز دارید، به صورت منظم و در دسترس قرار دارند. SharePoint دقیقا همون کار رو به صورت دیجیتالی انجام می ده.

SharePoint یک پلتفرم مبتنی بر وب هست که توسط مایکروسافت ارائه شده. این ابزار به شما کمک می کنه تا اطلاعات، فایل ها و اسناد خودتون رو به صورت مرکزی ذخیره و مدیریت کنید، با همکارانتون همکاری کنید و یک محیط کاری مشترک بسازید.

SharePoint دقیقا چه کارهایی می تونه انجام بده؟

SharePoint قابلیت های خیلی زیادی داره، اما مهمترین هاش اینها هستند:

• مدیریت اسناد: شما می تونید همه اسناد و فایل های خودتون رو در SharePoint ذخیره کنید، نسخه های مختلف فایل ها رو نگه دارید و دسترسی های مختلف رو برای افراد مختلف تعیین کنید.
• همکاری تیمی: SharePoint به شما اجازه میده تا به صورت آنلاین با همکارانتون روی پروژه ها کار کنید، فایل ها رو به اشتراک بگذارید، نظر بدید و به راحتی با هم در ارتباط باشید.
• ایجاد وب سایت های داخلی: شما می تونید با استفاده از SharePoint وب سایت های داخلی برای سازمان خودتون ایجاد کنید. این وب سایت ها می تونند برای انتشار اخبار، اطلاعات مربوط به شرکت، آموزش ها و غیره استفاده بشن.
• مدیریت گردش کار: SharePoint به شما اجازه میده تا فرآیندهای کاری خودتون رو به صورت خودکار در بیارید. به عنوان مثال، می تونید یک فرآیند تایید سند ایجاد کنید که در اون هر سند قبل از انتشار، باید توسط افراد مشخصی تایید بشه.

مزایای استفاده از SharePoint

استفاده از SharePoint می تونه مزایای زیادی برای سازمان شما داشته باشه. بعضی از این مزایا عبارتند از:

• بهبود همکاری تیمی: SharePoint باعث میشه تا همکارانتون به راحتی بتونند با هم همکاری کنند و اطلاعات رو به اشتراک بگذارند.
• افزایش بهره وری: با استفاده از SharePoint می تونید فرآیندهای کاری خودتون رو خودکار کنید و زمان کمتری رو صرف کارهای تکراری کنید.
• بهبود مدیریت اطلاعات: SharePoint به شما کمک می کنه تا اطلاعات خودتون رو به صورت متمرکز مدیریت کنید و به راحتی به اونها دسترسی داشته باشید.
• کاهش هزینه ها: با استفاده از SharePoint می تونید هزینه های مربوط به چاپ، ذخیره سازی و توزیع اسناد رو کاهش بدید.

مثال کاربردی از SharePoint

فرض کنید یک تیم بازاریابی در حال کار بر روی یک کمپین تبلیغاتی جدید هستند. با استفاده از SharePoint، اعضای تیم می تونند همه فایل های مربوط به این کمپین (مانند طرح های گرافیکی، متن تبلیغات، گزارش های تحقیقات بازار و غیره) رو در یک محل مشترک ذخیره کنند. اونها همچنین می تونند از SharePoint برای بحث و تبادل نظر در مورد این کمپین استفاده کنند و وظایف مربوط به هر فرد رو مشخص کنند.

به این جدول دقت کنید. این جدول نحوه مدیریت دسترسی به فایل‌ها در SharePoint را نشان می‌دهد:

نام کاربر	گروه کاربری	سطح دسترسی	توضیحات
علی محمدی	تیم بازاریابی	ویرایش	دسترسی کامل به فایل‌ها برای ویرایش و به‌روزرسانی دارد.
فاطمه حسینی	مدیر پروژه	مالک	دسترسی کامل به تمامی فایل‌ها و تنظیمات سایت دارد.
رضا احمدی	تیم فروش	فقط خواندنی	فقط می‌تواند فایل‌ها را مشاهده کند و اجازه ویرایش ندارد.

چطور شروع کنیم؟

برای شروع استفاده از SharePoint، شما به یک اشتراک Microsoft 365 نیاز دارید که شامل SharePoint Online باشه. بعد از اینکه اشتراک خودتون رو تهیه کردید، می تونید به SharePoint دسترسی پیدا کنید و شروع به ساختن سایت ها و کتابخانه های اسناد خودتون بکنید.

برای یادگیری بیشتر، می تونید از منابع آموزشی آنلاین مایکروسافت و سایر وب سایت های آموزشی استفاده کنید. همچنین می تونید از همکارانتون که تجربه کار با SharePoint رو دارند، کمک بگیرید. یادتون باشه، مثل هر ابزار جدیدی، یادگیری SharePoint هم نیاز به تمرین و صبر داره.

خلاصه

SharePoint یک ابزار قدرتمند و مفید برای سازمان ها و تیم هایی هست که می خواهند اطلاعات خودشون رو به صورت متمرکز مدیریت کنند، با همکارانتون همکاری کنند و فرآیندهای کاری خودشون رو خودکار کنند. با کمی تمرین و تلاش، می تونید از SharePoint برای بهبود بهره وری و کارایی سازمان خودتون استفاده کنید. شروع کار ممکنه یی کم سخت به نظر بیاد اما با کمی تلاش قطعا می‌تونید از امکانات عالی این سیستم بهره‌مند بشوید.

کلیدواژه ها:

SharePoint, همکاری تیمی, مدیریت اسناد, Microsoft 365, اتوماسیون, گردش کار, فضای کار دیجیتال

SharePoint دقیقا چیست؟

SharePoint یک پلتفرم مبتنی بر وب برای همکاری تیمی، مدیریت اسناد و ساخت وب سایت های داخلی است.

آیا SharePoint برای همه سازمان ها مناسب است؟

بله، SharePoint می تونه برای سازمان های کوچک و بزرگ مفید باشه.

آیا برای استفاده از SharePoint نیاز به دانش فنی خاصی دارم؟

نه، استفاده از SharePoint نیاز به دانش فنی پیچیده ای نداره. با کمی آموزش و تمرین، می تونید به راحتی از اون استفاده کنید.

تفاوت SharePoint Online و SharePoint Server در چیست؟

SharePoint Online یک سرویس مبتنی بر ابر است که توسط مایکروسافت ارائه می شود، در حالی که SharePoint Server باید بر روی سرورهای خود شما نصب و مدیریت شود.

از کجا میتونم SharePoint رو یاد بگیرم؟

مایکروسافت منابع آموزشی زیادی رو در وب سایت خودش قرار داده. همچنین سایت های آموزشی متعددی وجود دارن که میتونن به شما کمک کنن.